юридичні послуги з 2000 року

консультація Адвоката

Правила засвідчення копій документів в Україні

Як правильно засвідчити копії документів?

Таке питання часто виникає на практиці, а оскільки помилки у засвідченні копій документів можуть мати серйозні наслідки – ділимося з Вами нашими знаннями. Після прочитання Ви також знатимете, як правильно завіряти копії документів.

Як правильно завірити копії документів для подання до суду, податкової і не тільки?

Цивільним процесуальним кодексом України встановлено, що письмові докази подаються в оригіналі або в належним чином засвідченій копії, якщо інше не передбачено цим Кодексом. Якщо для вирішення спору має значення лише частина документа, подається засвідчений витяг з нього (стаття 95 ЦПК України, аналогічного змісту норми є і в інших процесуальних кодексах України).

Правильно завірити копію документа, – не так вже й складно: достатньо на копію документа правильно нанести відповідний напис та поставити свій підпис.

Посвідчувальний напис може бути нанесений як «від руки», так і машинним способом (наприклад, – надрукований на принтері) або шляхом проставлення відбитка заздалегідь виготовленим штампом.

В Україні правила засвідчення копій документів стандартизовано. Це означає, що напис, що засвідчує, повинен відповідати затвердженому зразку.

Що ж таке «належним чином засвідчена копія»?

На практиці під цим терміном розуміють засвідчення копій документів відповідно до правил, встановлених Національним стандартом ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», який набув чинності з 1 вересня 2021 року. Цей документ затверджений наказом ДП «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01.07.2020 р. № 144.

ДСТУ 4163:2020 виданий на заміну іншого стандарту, – ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів», який був затверджений наказом Держспоживстандарту від 07.04.2003 р. № 55.

Відповідно зазначеного стандарту, відмітка про засвідчення копії документа складається зі слів:

«Згідно з оригіналом», назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати посвідчення копії.

На папері все це виглядає приблизно так (зразок):

Згідно з оригіналом
Секретар Іванова І.І.
26.01.2023р.

посвідчувальний напис

При засвідченні копії документа фізичною особою (наприклад при посвідченні копії паспорта, ідентифікаційного номера, Свідоцтва про шлюб чи про народження дітей перед поданням документів до суду, банку тощо), – посада не пишеться. Усі інші реквізити, – мають бути проставлені.

Як ми вже вказували вище, – напис, що засвідчує, може наноситися як від руки (вручну), так і машинним способом або шляхом проставлення спеціально виготовленого штампу.

Читайте також: